Frequently Asked Questions

Kalkulationen bestehen aus Kategorien, Gruppen, Konten und ggf. Unterkonten:

• 1. Kategorie
• 1.01. Gruppe
• 10101 Konto
• 10102 Konto
• 10103 Konto
• 1.02. Gruppe
• 10201 Konto
• 10202 Konto
• 10203 Konto
• - Unterkonto zu 10203

Die Nummerierung für Kategorien und Gruppen erfolgt automatisch und kann nicht angepasst werden. Die Nummerierung der Konten kann angepasst werden. (Automatisch wird eine fünfstellige Nummer aus Kategorie und Gruppe vorgeschlagen.)

Nebenkosten können in den Einstellungen unter Zusatzkosten definiert werden und in der Kalkulation einzelnen Positionen über den Makrobereich zugewiesen werden.

Um die Nebenkosten zu definieren oder deren Sätze an die je nach Kalenderjahr, Bundesland und Unternehmen geltenden Werte anzupassen:

1. Gehen Sie über den Button Einstellungen auf das Blatt Zusatzkosten
   
2. Zusatzkosten können Sie zur Übersichtlichkeit nach Gruppen gliedern, beispielsweise nach Ländern oder nach Arbeitnehmer, Künstler, Komparse,...)
   Wenn Sie sich später durch das Budget bewegen, werden Ihnen im Makrobereich diejenigen Nebenkostengruppen, aus denen Nebenkosten auf eine Position angewendet werden, angezeigt.
3. Legen Sie die einzelnen Zusatzkosten über ZK hinzu an
4. Zusatzkostenname bezeichnet (Beispiel "Krankenversicherung (AG-Anteil)")
5. Formelname ist eine automatische Referenz, die Sie in der Spalte Base nutzen können
6. Prozent ist der eigentliche Versicherungssatz
7. Maximum pro Tag ist der maximale Beitag pro Tag.
   (Um von einer jährlichen Beitragsbemessungsgrenze zum Höchstsatz zu kommen, rechenen Sie: Beitragsbemessungsgrenze / 360 * Beitragssatz)
8. Basis ist die Grundlage, auf der sich der Beitrag berechnet, bspw. "AccountTotal" oder "AccountTotal+Fringe2+Fringe3"
9. Bei Konto können Sie angeben, wo die Nebenkosten im Budget eingetragen werden.

Um nun einer Position Nebenkosten zuzuweisen:

1. Wählen Sie die Position aus
2. Klicken Sie im Makrobereich (rechts) bei Zusatzkosten auf den blauen Stift
3. Sie sehen nun die angelegten Gruppen und deren einzelne Nebenkosten
4. Markieren Sie einzelne gewünschte Nebenkosten mit einem Haken - oder eine komplette Gruppe mit der blauen Checkbox auf grauem Grund
5. Bei Nebenkosten mit einem täglichen Höchstsatz (Beitragsbemessungsgrenze) geben Sie in der Spalte Timebase(days) die Anzahl der sozialversicherungsrelevanten Tage (inkl. Urlaub, Ausgleichstage etc.) an.
6. Klicken Sie auf OK

 Wenn Sie auf der Position stehen, sehen Sie im Makrobereich, welche Nebenkostenarten hinterlegt sind.

Positionen mit hinterlegten Nebenkosten erkennen SIe an dem lilafarbenden Punkt. Sie können auch nach Positionen mit Nebenkosten filtern.

Was unterscheidet Lohnnebenkosten, Lohnabhängige Zusatzkosten und Pauschale Zusatzkosten?

• Lohnnebenkosten sind beispielsweise Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung oder Gewerkschaftsbeiträge, ein prozentualer Aufschlag.
  Eine zeitliche Deckelung (Beitragsbemessungsgrenze) ist ebenso wie verschachtelte Berechnung möglich.
  Beim Zuweisen auf einzelne Positionen im Budget können Sie jeweils auswählen, welche einzelnen Fringes angewendet werden sollen.
• Lohnabhängige Zusatzkosten sind zusätzliche Kosten, die sich ebenfalls prozentweise auf die Höhe der Position beziehen, beispielsweise Überstunden.
  In den Einstellungen können Sie den Zuschlag in Prozent eingeben (z.B. Überstunden werden zu 125% vergütet)
  Beim Zuweisen auf einzelne Positionen im Budget können Sie jeweils einen Prozentsatz eingeben (z.B. 10% der regulären Arbeitszeit als Überstunden aufschlagen) und festlegen, ob Nebenkosten auch auf diese Zusatzkosten gerechnet werden sollen.
• Pauschale Zusatzkosten sind Zusatzkosten, die pauschal pro Position anfallen, beispielsweise Kosten für Reisen, Unterkunft/Hotel, Telefonkostenzuschuss, Kits,...
  In den Einstellungen können Sie einen bestimmten fixen Betrag definieren (z.B. Übernachtungskosten für eine Nacht)
  Beim Zuweisen auf einzelne Positionen im Budget können Sie jeweils einen Faktor eingeben (z.B. Anzahl der Übernachtungen für diesen Mitarbeiter)

Etiketten  sind Stichwörter, die Sie Positionen im Budget, in der Finanzierung und im Cost Control zuweisen können. Einer Position können mehrere Etiketten (=Tags) zugewiesen werden.

• Um eine neuen Etikette anzulegen, tippen Sie einfach im Makrobereich unter Etiketten und bestätigen Sie mit Enter.
• Um eine bestehende Etikette zu zuzuweisen, tippen Sie die ersten Buchstaben. Eine Autocomplete-Liste erscheint, aus der Sie mit den Pfeiltasten und Enter auswählen können.
• Um eine Etikette von einer Position zu entfernen, klicken Sie im Makrobereich der entspr. Position auf das kleine graue X.
• Um eine Etikette komplett zu löschen, können Sie das Blatt Producers & Tags unter Einstellungen nutzen.

Sie können Etiketten nutzen um...

• ...danach zu filtern (bspw. zeige alle Positionen, die als "Beistellung" markiert sind)
• ...die Summe oder die Anzahl der Elemente mit dieser Etikette in einer Formel zu verwenden (bspw. alle "Rückstellungen" als Finanzierungselement verwenden). Die Syntax funktioniert so: SUM_TAG("Etikettenname") um die Summe aller Posten mit dieser Etikette zu berechnen oder COUNT_TAG("Etikettenname") um die Anzahl Posten mit dieser Etikette anzugeben.

Sie können Filter nutzen, um Positionen mit bestimmten Merkmalen schnell ausfindig zu machen.

1. Öffnen Sie das Filter-Tool durch Klick auf den Begriff "Filters" in der unteren linken Bildschirmecke.
2. Sie können jetzt ein oder mehrere beliebige(s) Merkmal(e) auswählen.
   
3. Um nach dem Vorhandenensein von Anhängen oder Metadaten zu Steuer, Nebenkosten oder Cashflow zu filtern, klicken Sie auf die Checkbox davor.
4. Um nach bestimmten zugewiesenen Produzenten, Tags oder Effekten zu filtern, beginnen Sie, diese einzutippen, wählen Sie mit den Pfeiltasten aus der Autocompleteliste und bestätigen Sie mit Enter.
5. Alle Merkmale können invertiert werden, in dem Sie darauf klicken. (Anzeige "not...")
   Wenn Sie vorher nach dem Tag "Rückstellung" filtern, zeigt "NOT Rückstellung" alle Positionen, die dieses Tag nicht tragen.
6. Solange der FIlter aktiv ist, werden Ihnen nur Positionen und Kategorien angezeigt, auf die der Filter zutrifft.
7. Um den Filter wieder zurückzunehmen, klicken Sie auf den kleinen blauen Nach-links-Pfeil neben dem Begriff "Filters"

Mit den Kombinationsmöglichkeiten der Filter haben Sie ein nützliches Tool, um inhaltliche Lücken Ihres Budgets schnell zu identifizieren. So können Sie beispielsweise schnell

• alle Positionen anzeigen lassen, für die noch keine Cashflowdaten hinterlegt sind oder
• alle Positionen eines bestimmten Koproduzenten anzeigen lassen, für die keine Steuer- und Nebenkostendaten hinterlegt sind
• uvm.

Sie können die Zuschläge im Bereich Zuschläge auf dem Blatt Übersicht in der Kategorienübersicht kalkulieren.

Klicken Sie dazu auf Zuschlag hinzu. Die Zuschläge werden definiert durch ihre Basis und einen Prozentsatz. Die Basis kann auch eine Variable sein wie "NPC" (Nettofertigungskosten).

Beispiele:

• Um 20% Gewinn auf die Nettofertigungskosten aufzuschlagen, geben Sie "NPC" in Basis und "20" in Prozent ein.
• Um einen festen Betrag aufzuschlagen, geben Sie 100% und diesen Betrag als Basis ein.
• Um Handlungskosten nach deutschem FFG für ein Projekt von über 2 Mio. zu kalkulieren, geben Sie in eine Zeile "2.000.000" und "7,5" % für den Teil bis 2 Mio ein und in eine weitere "NPC-2000000" und 5% für den Anteil über 2 Mio ein.
• Um die Ausgaben eines bestimmten Produzenten als Basis zu nehmen benützen Sie folgende Formel: SUM_PROD("Produzentenname"). So werden alle Posten zusammengezählt, die im Feld "Produzenten" Produzentenname eingetragen haben.

Eventuell ist ein Filter oder die Suche aktiv und einige Elemente deshalb ausgeblendet?

• Eine Suche können Sie mit dem „X“ oben rechts beim Suchfeld beenden.
• Aktive Filter können Sie links unten im Filterbereich mit dem grauen „X“ zurücknehmen.

Um ein neues Projekt zu beginnen:

1. Wechseln Sie ggf zum Projekt Manager (Einloggen od. aktuelles Projekt schließen)
2. Klicken Sie auf Projekt erstellen
3. Geben Sie wenigstens einen Projekttitel ein und klicken Sie auf Weiter
4. Wählen Sie Leeres Projekt erstellen und klicken Sie auf Weiter
5. Jetzt wählen Sie Vorlage aus Datei laden und geben einen Namen für die Kalkulation an
6. Klicken Sie auf OK.
   

In einem vorhandenen Projekt:

1. Wechseln Sie zum Modul Budget
2. Klicken Sie auf das blaue Plus an der Liste der Budgets
3. Wählen Sie Vorlage aus Datei laden und wählen Sie die Datei aus

Speichern als Vorlage

Gehen sie zum Menü Projekt in der Menüleiste und wählen Sie "Als Vorlage speichern".

KOSMA kann den DFFF (Deutscher Filmförderfonds) berechnen, also insbesondere:

• für jede Position den Anteil an "anerkannten deutschen Herstellungkosten" abhängig von Inlands-, Auslands- und Studiotagen berechnen
• mit dem Sonderfall von in Deutschland beschäftigten ausländischen Mitarbeitern umgehen
• die berechnete Höhe der Anerkannten Deutschen Herstelllungskosten ausweisen (unter Settings)
• den entsprechenden Zuschuss über die automatische Variable "DFFF" im FInanzierungsplan verfügbar machen

So können Sie mit dem DFFF beginnen:

1. Aktivieren Sie den DFFF unter Settings, DFFF.
2. Stellen Sie die Grundannahmen ein, also
   Erforderliches Minimum German an deutschen Herstellungskosten... 20%
   Obergrenze… 80%
   DFFF Zuschuss… 20%
   Total Drehtage, Drehtage ausserhalb Deutschlands und Drehtage in einem Studio ausserhalb Deutschlands sind lediglich Voreinstellungen für die Einzelpositionen
3. Sie finden jetzt für alle Einzelpositionen einen DFFF-Button im Makrobereich unter Effekte
4. Klicken Sie "Nicht kalkulieren" weg, um die Felder zu aktivieren
5. Geben Sie unter Deutsche Herstellungskosten an, zu wieviel Prozent diese Kosten grundsätzliche Deutsche Kosten sind, also alles, was auf deutsche Rechnungen oder Verräge erfolgt (§ 4 RL DFFF)
6. Wenn es sich um eine Position handelt, die auch teilweise im Ausland stattgefunden hat, bspw. Team aber auch Technik, aktivieren Sie "Angestellter", um die Felder zu aktivieren
   c - Gesamtdauer der Beschäftigung in Tagen
   d - Anzahl der Beschäftigungstage außerhalb Deutschlands
   (c-d, die Beschäftigungstage in Deutschland werden voll anerkannt)
   e - Die Gesamtzahl der Drehtage
   f - Die Anzahl der notwendigen Auslandsdrehtage (anerkannt zu maximal 40% der Gesamtdrehtage)
   g - Die Anzahl der ausländischen Studiotage (nicht anerkannt, da regelmäßig nicht notwendigerweise im Ausland)
7. Wenn es sich um einen ausländischen Mitarbeiter handelt (=Arbeitstage in Deutschland anerkannt), aktiveren Sie "Ausländer ohne Wohnsitz..."
8. Hinterlegen Sie diese Infomationen für alle Positionen
9. Wechseln Sie zum Modul Financing
10. Legen Sie innterhalb einer Kategorie und einer Gruppe eine neue Finanzierungsquelle "DFFF" an.
11. Als Amount können Sie die globale Variable "DFFF" eintragen, die automatisch den aus dem verlinkten Budget oder Cost Control berechneten Zuschuss ausgibt.

Sie befinden sich wahrscheinlich auf „Übersicht“, dem Kalkulationsdeckblatt.

In die einzelnen Kategorien und zu deren Gruppen und Konten kommen Sie, indem Sie im Bereich KATEGORIEN auf der linken Seite eine Kategorie anwählen. Sind keine Kategorien angelegt, klicken Sie auf das blaue "+".

Um Positionen aus der Berechnung von Zuschlägen (Additional Charges) auszunehmen, beispielsweise um bei Spielfilmproduktionen die Handlungskosten nicht auf Beistellungen zu rechnen oder bei Werbeproduktionen bestimmte Leistungen vom Markup auszunehmen, können Sie Variablen nutzen:

• Vergeben Sie für alle Positionen, die bei der Berechnung eines Zuschlags ausgenommen werden sollen, einen Tag wie etwa "keinZuschlag"
• Geben Sie nun als Basis für den Zuschlag die folgende Formel ein: NPC-SUM_TAG("keinZuschlag")

Auf die gleiche Weise können Sie natürlich auch Zuschläge ausschießlich auf ausgewählte Positionen rechnen lassen:

• Vergeben Sie für die Positionen auf die ein Zuschlag gerechnet werden soll, einen Tag wie etwa "Markup"
• Geben Sie nun als Basis für den Zuschlag die folgende Formel ein: SUM_TAG("Markup")

1. Klicken Sie im Navigationsbereich links auf das kleine blaue "+", um eine erste Kategorie anzulegen.
2. Klicken Sie in der Toolbar auf Gruppe hinz , um die erste Gruppe innerhalb dieser Kategorie anzulegen.
3. Klicken Sie nun auf Konto hinzu, um innerhalb dieser Gruppe die erste Kostenposition anzulegen.

1. Wechseln Sie zum Modul Financing
2. Klicken Sie auf das blaue Plus an der Liste der Finanzierungspläne
3. Wählen Sie Vorlage aus Datei laden und wählen Sie die Datei aus

Speichern als Vorlage: Gehen sie zum Menü Projekt in der Menüleiste und wählen Sie "Als Vorlage speichern".

Der Finanzierungsplan (und alle anderen Module) nutzen die Einstellungen desjenigen Budgets, mit dem sie verknüpft sind.

Das betrifft beispielsweise die Variablen, Währungskurse, Einstellungen zu Steuern und Effekten sowie die cashflowrelevanten Daten zu Milestones und Prozessen.

Sie können das verknüpfte Budget eines Finanzierungsplan jederzeit ändern (mittels des Dropdown-Feldes am unteren Bildschirmrand), verlieren dann aber möglicherweise diesen Teil der Daten.

So können Sie beispielsweise Gagenzahlungen an einen angestellten Aufnahmeleiter abbilden:

1. Gehen Sie zu den Einstellungen in den Bereich Cashflow Setup
2. Defininieren Sie eine Phase "Produktionsbüro" über die Länge der Beschäftigung
3. Hinterlegen Sie die Anzahl der Arbeitstage in der Phase
4. Erstellen Sie einen Accrued-to-date-Prozess "Lohnabrechnung" mit Events an jedem 25. des Monats für alle Monate, in denen gearbeitet wird
5. Wechseln Sie zur Kalkulation zur Positionen Aufnahmeleiter
6. Geben Sie als Faktor "Produktionsbüro_workdays/5" und hinterlegen Sie die Wochengage
7. Klicken Sie im Makrobereich neben Cashflow auf den blauen Stift, um die Zahlungsregel zu hinterlegen
8. Wählen Sie Prozess-basiert, den Prozess "Lohnabrechnung" und als zeitliche Begrenzung die Phase "Produktionsbüro"

Das Kontototal wird nun durch die Anzahl Ereignisse im Prozess Lohnabrechnung innerhalb der Phase Produktionsbüro geteilt.

Sie benötigen eine Kalkulation und einen Finanzierungsplan mit hinterlegten Cash Flow Daten. Die dafür benötigten Milestones usw. können Sie unter Einstellungen > Cashflow bestimmen, die Cashflow-Regeln weisen Sie direkt in der Kalkulation, resp. im Finanzierungsplan zu. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie in den Tutorials.

Gehen Sie zum Modul Cashflow und klicken sie auf links auf das blaue "+", um einen neuen Cashflow zu erstellen.

Geben Sie eine Kalkulation und einen damit verbundenen Finanzierungsplan an. KOSMA errechnet nun den Cashflow.

Achtung: Cashflow steht nur Nutzern mit der PRO Lizenz zur Verfügung. Mit Light oder Medium Lizenzen können Sie das Cashflow-Modul nicht sehen.

Phasen sind bestimmte Drehabschnitte wie Vorbreitung, Dreh und Postproduktion.

• Ihre Dauer in Kalender- oder Arbeitstagen kann als Variable verwendet werden, bspw. "Shooting_workdays"
• Phasen können außerdem optional benutzt werden, um Prozess-basierte Cashflowregelungen einzuschränken, also um beispielsweise die Zahlungen an einen Mitarbeiter nur auf diejenigen Zahlungstermine aufzuteilen, die innerhalb der Phase "Dreh" liegen

Phasen können durch Doppelklick im Phasenbereich in Einstellungen->Cashflow Setup erzeugt werden.

Wählen Sie im Fenster Einstellungen -> Cashflow den Meilenstein oder die Phase aus, die Sie löschen möchten und drücken Sie die ENTF-Taste. (Auf Macbooks: fn-Taste und Backspace)

Prozesse sind eine Reihe von Terminen, beispielsweise eine Reihe von Freitagen oder eine Reihe von monatsletzten Tagen zur Lohnabrechnung, aber auch mehrere %-Raten. Prozesse können entweder 

• gleichmäßig auf alle Events aufgeteilt werden (Accrued to date) oder
  
• prozentweise auf mehrere Raten aufgeteilt werden (Percent of total), bspw. 33% Drehbeginn, 33% Drehschluss, 34% Abnahme.

Bei der Prozess-basierten Cashflowregelung können Kosten und Erlöse

• entsprechend der Prozente und Termine eines percent-of-total-Prozesses definiert werden
• gleichmäßig auf alle Events eines accured-to-date-Prozesses verteilt werden
• relativ auf alle Events eines accured-to-date-Prozesses verteilt werden, die innerhalb einer bestimmten Phase liegen

KOSMA kann im Cashflow automatisch die MwSt/Vorsteuer und deren spätere Erstattung berücksichtigen. Dafür erscheint dort unter Ausgaben eine Zeile „Vat/Taxes“ und unter Einnahmen eine Zeile „Tax Refund“.

• Falls nicht bereits in der Vorlage angelegt, müssen Sie zunächst die Steuern unter Einstellungen -> Steuern definieren. Für Deutschland wären das:
• „MwSt. 19%“ und „MwSt. erm. 7%“
• Percentage: 19% bzw. 7%
• Rückerstattung in Prozent: 100% (=die Vorsteuer wird voll erstattet)
• Stellen Sie unter Zahlungsintervall ein, wie regelmäßig bei Ihnen die Vorsteuer angemeldet wird (alle 1/3/6/12 Monate)
• Unter Rückzahlungsintervall geben Sie an, wann die Erstattung gutgeschrieben wird, beispielsweise „10 days“ wenn die Erstattung immer am 10. des Monats kommt oder „6 weeks“ wenn Sie wegen einer Dauerfristverlängerung bis zur Mitte des Folgemonats warten müssen.
• Im Budget selbst können Sie einzelnen Positionen nun im Makrobereich eine Steuer zuweisen.

Auch Finanzierungselementen kann eine Steuer zugewiesen werden, was den Bruttozufluss und die späteren Fälligkeit der Steuer berücksichtigen lässt.

Im Budget werden Ihnen selbstverständlich stets Nettozahlen angezeigt.

Um Zugang zu den Modulen Cashflow und Kostenkontrolle zu erhalten müssen Sie einen PRO Credit aktivieren. Der Credit ist gültig für ein Projekt und gibt allen Benützern des Projekts Zugang zu Cashflow und Kostenkontrolle. Sie können PRO Credits auf der Webseite kaufen und sie in der Software aktivieren, indem sie im Projekt Manager "upgrade" drücken. Sie können da auch einen 30-tägigen kostenfreien Test aktivieren.

Meilensteine sind einzelne Daten, die für Ihre Produktion wichtig sind, wie z.B. der erste Drehtag, der letzte Drehtag, Ablieferung usw. Sie brauchen Meilensteine, um Cashflow-Regeln zu erstellen.

Sie können Meilensteine in Einstellungen->Cashflow Setup durch Doppelklick in den Meilenstein-Bereich erzeugen.

Mit meilenstein-basierten Cashflow-Regeln können Sie Erträge und Kosten in Relation zu einem Meilenstein verteilen. Sie können die Zahlungsflüsse durch die Addition oder Substraktion von Tagen relativ zum Meilenstein verschieben und prozentual aufteilen.

Datum ist das Belegdatum (bei effektiven Kosten) oder das Datum des Eintrags der Schätzung (bei geschätzten Kosten).

Zahldatum ist das Datum der Zahlung, also des tatsächlichen Geldflusses. Wenn es einen Cash Flow für diese Kostenkontrolle gibt, wird für diese Position das Zahldatum herangezogen. Das Zahldatum wird in der Regel aus der Buchhaltung importiert.

Beim Import von Kostenständen gibt es bei bestimmten Buchhaltungsprogrammen die Einschränkung, dass kein Belegdatum hinterlegt wird. In diesem Fall empfehlen wir, die vorhandene Datumspalte vor dem Import durch KOSMA in Excel zu verdoppeln.

Wenn Sie von der Kalkulations- in die Produktionsphase übergehen, wird es in den meisten Fällen ein Locked Budget geben, das u.a. als Referenz für Ihre Kostenstände dient.

In KOSMA vollziehen Sie diesen Schritt, indem Sie im Modul Kostenkontrolle einen Kostenkontroll-Satz anlegen. Beim Anlegen wählen Sie die Kalkulation aus, die als Referenz gelten soll – diese wird damit vor Veränderungen geschützt. Anpassungen aus ihrer Kostenschätzung nehmen Sie nun in der Kostenkontroller vor: über die Schätzungen (Estimates) der einzelnen Kosteneinträge (Cost Items) oder mit der Funktion Globale Schätzung (Global Estimate) in den jeweiligen Konten.

Das Modul Kostenkontrolle erlaubt Ihnen mit einer Mischung aus Schätzungen und realen Zahlen zu arbeiten und so sehr präzise Kostenstände zu erzeugen. Daten, die von der Buchhaltung bereits gebucht sind, können importiert werden.

Wenn Sie einen neuen Computer einsetzen wollen, synchronisieren Sie alle benötigen Elemente auf dem alten Rechner und deaktivieren Sie Ihre Lizenz auf dem alten Computer im Menü Hilfe, bevor Sie auf dem neuen Computer einloggen.

Falls Sie Probleme haben mit der Deaktivierung, schreiben Sie uns und wir setzen Ihre Aktivierungsdaten zurück.

Der KOSMA-Account und die damit verbundene Lizenz ist personengebunden und kann auf maximal zwei Computern aktiviert sein. Sie können Ihre Projekte aber über den Server mit anderen Benutzern synchronisieren, sofern diese auch eine gültige Lizenz haben.

Innerhalb Ihres Filmprojektes gibt es eine Reihe von Informationen, die sich durch alle Bereiche ziehen, beispielsweise die Anzahl der Drehtage, die Termine der Produktion (1. Drehtag,...), die aktuellen oder vereinbarten Währungskurse uvm. Diese Eingaben können Sie im Bereich Einstellungen vornehmen, den Sie über den Button im blauen Bereich oben links im Projektfenster erreichen.

Wichtig zu wissen ist, dass sich alle Einstellungen nur auf das aktuelle Budget des Projektes beziehen. Dieses wird Ihnen oben rechts im Settings-Fenster auch noch einmal angezeigt.

Unterschiedliche Budgets innerhalb eines Projektes können dadurch auf unterschiedlichen Grundannahmen bestehen, also beispielsweise veränderten Drehterminen oder Drehorten.

Alle weiteren Module (Financing, Cash Flow, Cost Control) sind stets einem Budget zugeordnet und nutzen die dort hinterlegten Einstellungen.

Die FAQ und Tutorials sollen eine Unterstützung sein, Ihnen den Einstieg in KOSMA möglichst einfach zu machen und die häufigsten Fragen zu beantworten. Wenn Sie an einer Stelle nicht weiterkommen, helfen wir Ihnen gerne weiter: Erstellen Sie ein Support Ticket unter Support/Support Ticket.

Sollen Ihnen wider Erwarten Bugs in der Software begegnen, sind wir auf Ihre Unterstützung angewiesen. Bitte erstellen Sie ein Support Ticket mit einer kurzen Beschreibung, wie es zu dem Fehler kam (und ggf. copy&paste der Fehlermeldung).

Sie helfen uns sehr, wenn sie das betreffende Logfile anhängen. Diese finden Sie in Windows 7 unter

c:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\APMS\Local Store\

und unter Mac OS unter

/Users/username/Library/Application Support/APMS/Local Store

Schicken Sie uns die aktuellste Datei in diesem Verzeichnis, beziehungsweise diejenige mit dem ältesten Änderungsdatum nachdem der betreffende Fehler aufgetreten ist.

Diese Fehlermeldung kann bei der Installation oder einem Update auftreten und wird oft von einem Kommunikationsproblem im Netzwerk hervorgerufen. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass die Anwendung versucht, sich mittels eines Proxy Servers zu verbinden. Bitte überprüfen Sie, ob diese Option in den Internet-Einstellungen ausgewählt ist und korrigieren Sie die Einstellungen gegebenenfalls. die Einstellung entsprechend. APMS nutzt unter Windows die Proxy-Server-Einstellungen des Internet Explorers.

Wenn Sie bei der Installtion von APMS in in etwa diese Fehlermeldung erhalten:

• „Die Anwendung konnte nicht installiert werden. Installieren Sie die Anwendung erneut. Wenden Sie sich an den Anwendungsautor, wenn das Problem weiterhin besteht. Fehlernr. 2032“

empfehlen wir die folgendenen Schritte:

unter Windows:

• Bitte stellen Sie sicher, dass Sie mit Administratorrechten arbeiten.
• Bitte stellen Sie sicher, dass Datum und Uhrzeit richtig eingestellt sind.
• Es kann helfen, Adobe Air neu zu installieren und dabei den Kompatibilitätsmodus auf „Windows XP SP3“ zu setzen.

unter Mac OS:

• Diese Fehlermeldung kann darauf hinweisen, dass Sie unsignierte Zertifikate in Ihrem Apple Keychain halten. Wir empfehlen, alle unsignierten Zertifikate zu löschen, um diese Fehlermeldung zu vermeiden.

Wenn die oben vorgeschlagenen Lösungen nicht helfen sollten, empfehlen wir, Adobe Air und APMS neu zu installieren.

Um KOSMA und Adobe Air (zum Beispiel zu Supportzwecken) vollständig vom Computer zu entfernen führen Sie die folgenden Schritte durch: 

1. Löschen Sie die KOSMA-Anwendungsdatei (.air)
2. Deinstallieren Sie Adobe AIR
3. Bei Bedarf können Sie auch Ihre lokalen Daten einschließlich eventuell noch nicht gesicherter / synchronisierter lokaler Projekte(!) löschen.
   Diese finden Sie:

• Windows 7: unter c:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\KOSMA
• Mac OS: unter /Users/username/Library/Application Support/KOSMA

KOSMA läuft über die plattformunabhängige Laufzeitumgebung Adobe AIR. Sie müssen Adobe AIR installiert haben, damit KOSMA funktioniert.

Sie können die neuste Version von Adobe AIR bei Bedarf hier herunterladen: http://get.adobe.com/de/air/

Mit der Funktion Save Budget / Financing as Template (im Menü Project) können Sie das momentan ausgewählte Blatt in ein KOSMA Template Datei (.kost) speichern. Die Datei kann später in den Popups Create New Budget und Create New Financing Plan als Vorlage eingelesen werden. Sie enthält alle projektspezifischen Einstellungen, also auch Daten zu Nebenkosten / Sozialabgaben / etc. Dieser Weg ist beispielsweise empfehlenswert, wenn Sie sich eine Projektvorlage für Ihr Unternehmen oder Ihre üblichen Produktionen erstellen möchten.

Mit der Funktion Export Data (Button auf der blauen Toolbar) können Sie Dateien in den Formaten Excel (.xls), tab-separierte Werte (.txt) oder komma-separierte Werte (.csv) erzeugen, die in anderen Programmen (bspw. Excel) weiterbearbeitet werden können, aber aufgrund bestimmter Einschränkungen nur die einzelnen Positionen der Kalkulation / des Finanzierungsplans ohne Metadaten enthalten.

Schließlich können über die Druckfunktion .pdf-Dateien für verschiedene Anwendungszwecke erzeugt werden.

KOSMA kann .csv-Dateien importieren. Solche Dateien können Sie einfach erzeugen, indem Sie sie in Excel als .csv abspeichern.

Daten, die in KOSMA importiert werden sollen, müssen auf eine bestimmte Weise vorbereitet werden:

• Die allererste Zeile sollte immer die Spaltenüberschriften enthalten. Sie wird nicht importiert sondern nur für die Spaltenzuordnung angezeigt.
• Jede Zeile muss einer Kostenposition entsprechen. Es darf keine Kategorieüberschriften, (Zwischen-) Summenzeilen oder Leerzeilen mehr geben.
• Um die Kostenpositionen in Gruppen und Kategorien zu gliedern, kann in jeder Zeile in zwei seperaten Spalten die Bezeichnung der Kategorie und der Bezeichnung der Gruppe eingetragen werden, in der die Kostenposition liegen soll. Zusammenstehende Zeilen mit identischen Kategorie- und Gruppenbezeichnungen werden dann in jeweiligen Kategorien und Gruppen zusammengefasst. 

In welcher Struktur die Daten vorliegen müssen, können Sie wahrscheinlich am einfachsten an einem KOSMA-Export ihres Projektes oder an den Beispieldateien sehen. Sehen Sie dazu das entsprechende Tutorial an.

Bitte beachten Sie außerdem die Einschränkungen bezüglich der unterstützen Dateiformate und der importierbaren Elemente (bspw. keine Zuschläge oder Nebenkosteneinstellungen).

Sie müssen den kostenlosen Acrobat Reader von Adobe installieren, um drucken und .pdfs erzeugen zu können. Ein anderer PDF-Viewer (zB. Apple Vorschau) reicht dafür nicht aus. Wenn Sie den Acrobat Reader installiert haben und die Meldung trotzdem erhalten, überprüfen Sie bitte, ob Sie die Internet-Plugins nicht vielleicht deaktiviert oder gelöscht haben. Die schnellste Lösung wird meistens sein, Acrobat Reader noch einmal zu installieren.

KOSMA kann Budgets als .CSV-Dateien importieren. Die Tabelle muss allerdings in einer bestimmten Struktur vorliegen, die meist mit wenigen Handgriffen hergestellt werden kann. Berücksichtigt wird dabei die Kontenhierarchie, die Bezeichnungen, Menge, Einheiten, Preise und Währungen. Lediglich Variablen, Lohnnebenkosten, Effekte und Zuschläge müssen händisch nachgetragen werden.

Ein importierbares File enthält die Spalten: Kategorie Nummer, Kategorie, Gruppe Nummer, Gruppe, Konto Nummer, Konto, Preis, Einheit, Faktor, Währung. Die Spaltenreihenfolge ist nicht relevant, sie kann beim Import angepasst werden. Es können auch nur Teile eines Budgets importiert werden.

Wir empfehlen anstatt den Import von Daten eine unserer Vorlagen zu verwenden oder eine eigene zu erstellen.

Wenn Sie eine Fehlermeldung "Adobe AIR.framework" is damaged and can't be opened erhalten, klicken Sie diesen Link und laden Sie eine Anleitung zur Behebung des Problems.

Im Admin-Bereich, den Sie in der ganz oberen rechten Ecke öffnen können, finden Sie die Möglichkeit, weitere Projektmitglieder per Email einzuladen. Dieser Bereich ist allerdings nur sichtbar, wenn Sie der Administrator des Projekts sind.

Um weitere Nutzer einladen zu können müssen Sie die Email-Adresse angeben, die dem KOSMA-Account des Partners entspricht. Das Projekt taucht dann automatisch auch dort auf. In diesem Fenster können Sie auch deren grundsätzliche Zugriffsrechte bezüglich der Module festzulegen.

Die Sichtbarkeit einzelner Budgets, Finanzierungen, Cash Flows und Kostenstände können Sie im Synchronisationsfenster für jedes Projektmitglied einzeln einstellen (Visible for…, locked, don't sync). Vergessen Sie nicht, dass andere Nutzer erst Daten sehen können, wenn Sie diese entsprechend synchronisiert haben.

Sie können an jede Position bis zu drei Dateien von jeweils maximal 2 MB anhängen, beispielsweise Angebote, Aufstellungen, POs oder Verträge.

Wenn Sie ein Budget, Finanzierungsplan oder Cost Control synchronisieren, werden auch die daran angehängten Dateien mit den Teammitgliedern ausgetauscht.

Nein, die Synchronisation ist absolut sicher. Bei Konflikten, also wenn beispielsweise zwei Benutzer die gleiche Kalkulation oder den gleichen Finanzierungsplan innerhalb eines Projektes gleichzeitig bearbeiteten oder nicht synchronisiert haben, erzeugt die Software eine Kopie des betroffenen Budgets oder Finanzierungsplans. Sie können dann die Unterschiede ausmachen und ggf. zusammenführen. Es ist also ausgeschlossen, versehentlich Änderungen von anderen zu überschreiben – oder dass andere Bearbeiter Ihre Änderungen versehentlich überschreiben.

Trotzdem empfehlen wir eine sehr klare Kommunikation, wenn mehr als eine Person am selben Budget arbeiten.

Jeder Nutzer braucht einen KOSMA-Account und eine gültige Lizenz. Um einen Nutzer zu einem Projekt einzuladen, gehen Sie in die Projektadministration (Admin Tab, oben rechts im Modulfenster) und definieren Sie die Zugangserlaubnis. Vergessen Sie nicht, Ihre Daten jeweils zu synchronisieren, damit Ihre Mitarbeiter die Änderungen sehen können. Achtung: Sie können andere Nutzer nur zu einem Projekt einladen, wenn Sie der Administrator (Eigentümer) eines Projekts sind. Die Administrationsrechte können in der Projektadministration auch an einen andern Nutzer übertragen werden.