Wenn Sie erstmalig ein Projekt öffnen, werden Sie im Modul Kalkulation (1) beginnen. Beachten Sie, dass Sie vor dem Aktivieren des PRO-Status Ihres Projektes nur die Registerkarten zu Cashflow und Kostenkontrolle einsehen können. Cashflow und Kostenkontrolle sind nur verfügbar nach dem Upgraden in den PRO-Status.

Die Liste im linken, oberen Bereich (2) zeigt alle Budgets für Ihr aktives Projekt. In diesem Beispiel ist das einzig existierende Budget das "1st budget". In APMS kann ein Projekt mehrere Budgets enhalten.

Im Kategorien-Feld (3) sind alle Kategorien des ausgewählten Budgets aufgelistet. Die "Übersichts"-Kategorie ist immer vorhanden. Andere Kategorien werden abhängig vom jeweiligen Budget angezeigt.

Klicken Sie auf eine Kategorie, um deren Inhalt im Editierbereich (4) anzeigen zu lassen. Da in diesem Fall Übersicht angewählt ist, zeigt der Editierbereich eine Übersicht aller Kategorien und die Zuschläge.

Um ein Budget hinzuzufügen, zu löschen oder zu duplizieren, benutzen Sie die Symbole (1), welche sich darüber befinden.

Allgemeine Einstellungen wie Währungen, Zusatzkosten, Steuern etc. können unter Einstellungen (2) festgelegt werden. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen sich nur auf das ausgewählte Budget auswirken (und dessen verknüpfte Kalkulationen, Cashflows und Kostenberichte), nicht auf alle Budgets innerhalb des aktuellen Projekts. Dies erlaubt Ihnen eine Kalkulation unterschiedlicher Szenarien.

In APMS besteht das Budget aus folgenden Bausteinen:

Kategorien (1),

... Gruppen (2),

  ... Konten (3),

     ... und Sub-Konten (4)

Kategorien werden automatisch nummeriert und können in ihrer Reihenfolge nicht geändert, aber hinzugefügt und gelöscht werden. Kategorien können durch einen Doppelklick im Navigations-Bereich umbenannt werden.

Eine Gruppe muss sich innerhalb einer Kategorie befinden, beginnend mit der Nummer der Kategorie.

Ein Konto muss sich innerhalb einer Gruppe befinden. Kontennummern können nach Ihren Anforderungen bezüglich der Kalkulation oder der Kontenverwaltung angepasst werden.

Sub-Konten können auch auf Konten angelegt werden. Sub-Konten haben keine Nummern.

Die Werkzeugleiste bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihre Kalkulation zu verwalten und darin zu navigieren.

Wechseln Sie zur gewünschten Kategorie (1).
Wählen Sie eine Gruppe (2) oder generieren Sie eine neue Gruppe. Hinweis: Konten müssen sich innerhalb einer Gruppe befinden.

Ein neues Konto ist nun angelegt.

Die neue Budget-Kontonummer kann wie benötigt angepasst werden.

Bearbeiten Sie Kontonummer (1), Beschreibung (2), Menge und Einheit (3), Preis pro Einheit (4) und ggf. zusätzlichen Faktor (5) des Kontos.

Hinweis: Sie können auch Formeln und Variablen anstatt von numerischen Werten verwenden. Fremdwährungen können in den Budget-Einstellungen verwaltet werden.

In diesem Fallbeispiel wurden 3 x 900 $ für das erste Budget-Element für Konto 40211 mit der Bezeichnung "B Camera" (1) veranschlagt, was zu einer Summe von 2.700 $ führt (2).

Die zweite Summen-Spalte (3) zeigt den Betrag der spezifischen Währung, die für das Budget ausgewählt wurde (4).

Bitte beachten Sie, dass folgende Werte zugleich aktualisiert werden:
- Summer der Gruppe 4.02 "Camera HD" (5),
- Kategorie-Summe für "Equipment" (6)
- Gesamtsumme (7)

Um ein Konto zu löschen, wählen Sie es aus (1) und klicken auf "Löschen" (2).

Klicken Sie auf Übersicht (1) im Navigationsbereich, um die Zuschläge anzuzeigen.
Klicken Sie auf Zuschlag hinzu (2), um einen Zuschlag hinzuzufügen.

Sie können die Beschreibung, Basis und Prozentsatz Ihrer Zuschläge ändern.

Die Basis repräsentiert den Wert, anhand dessen Ihr Zuschlag berechnet wird. In den meisten Fällen werden Sie die voreingestellte Formel NPC benutzen können, um sich auf die Netto-Fertigungskosten zu beziehen. Jedoch können Sie die Basis auch auf andere Werte wie Zwischensummen, Summen von markierten Konten oder beauftragten Produzenten beziehen.

In diesem Beispiel wollen wir einen Aufschlag von 10% (1)
auf die Netto-Produktionskosten von 1.2 Mio € (2) berechnen.
Dies ergibt einen Wert von 123.ooo € (3),
welcher zu einer Gesamtsumme von ca. 1.4 Mio € (4) führt:

Um einen Aufschlag zu einer festen Summe hinzuzufügen, legen Sie den Prozentsatz auf 100% fest und beziehen die Basis auf den gewünschten Wert (1).

Sie können auch Formeln verwenden um z. B. Versicherungbeiträge für technische Ausrüstung zu berechnen. In diesem Fallbeispiel wird der Beitragswert aus einem Anteil von 2% aller Budget-Konten berechnet, welche mit der Markierung "versichert" versehen sind. Aus einem Gesamtwert von 150.000 € resultieren somit 3.000 €. (2)

Click on Summary (1) at navigation area to show the Additional Charges.
There, click Add Charge (2) to add a new surcharge.

You can change the description, base and percentage of your additional charge.

Base means on what amount your charge is beeing calculated. Most likely you will use the built-in formula NPC to refer the Net Production Costs, but you can also refer subtotals, sums of tagged accounts or assigned producers.

In this example we want to have a 10% Markup (1)
on net production costs of 1.2 mio € (2),
an amount of 123k €,
leading to a Grand Total of 1.4 mio € (3):

To surcharge a fixed amount, set percentage to 100% and base to the desired amount (1)

You can also use formulas, e.g. to calculate a 2% technical insurance on all budget accounts with the tag "insuranced" (150.000), resulting in 3.000 €. (2)

Wechseln Sie zum Finanzierungs-Modul ❶ und klicken Sie auf "+" ❷.
Wählen Sie einen Namen ❸ und ein verlinktes Budget für diesen Plan ❹, der für die Projekt-Einstellungen benötigt wird.
Entscheiden Sie sich, ob Sie aus dem Stegreif heraus beginnen oder ob Sie eine Finanzierungsplan-Vorlagendatei verwenden möchten (Dateiendung: *.apmst) ❺
Bestätigen Sie mit Ok. ❻

Wenn Sie sich für die Erstellung anhand eines leeren Plans entschieden haben, beginnen Sie mit dem Anlegen von Kategorien, Gruppen und Finanzierungsquellen ❶.
Gruppen müssen innerhalb einer Kategorie angelegt werden. Finanzierungsquellen müssen sich innerhalb einer Gruppe befinden.

Gehen Sie ins Cashflow-Modul ❶
Hinweis: Wenn Cashflow-Modul und Kostenkontroll-Modul nicht sichtbar sind, vergewissern Sie sich im Projektmanager, dass Ihr Projekt ein Lizenzupgrade für die Kostenkontrolle enthält.

Klicken Sie auf das kleine "+" ❷

Wählen Sie aus, welcher Etatentwurf oder Kostenbericht für die Ausgaben und welcher Finanzierungsplan als Einnahmequelle verwendet werden soll ❸.
Klicken Sie auf Ok ❹

Wenn Ihr Cashflow aussieht wie abgebildet, müssen Sie zuerst Cashflow-Regeln für Ihre Ausgaben und Einnahmen in den betreffenden Modulen definieren.

Definieren Sie die Cashflow-Meilensteine und -phasen in den Einstellungen ❶ und richten Sie die Cashflow-Regeln für alle Konten in der Kalkulation und in der Finanzierung ein ❷.

Auch wenn Sie mit dem Cashflow-Modul arbeiten können, ohne ein verbindliches Datum einzusetzen, empfehlen wir Ihnen für eine bessere Benutzerfreundlichkeit das Festlegen eines ersten Drehtages.

Um dies zu machen, gehen Sie zu 'Einstellungen' ❶, dann zu 'Cashflow Einrichtung' ❷ und klicken in das Feld für das Datum des ersten Drehtages ❸ und geben ein Datum ein.

Klicken sie auf Ok, um das Fenster zu verlassen. ❹